8 étapes pour bien débuter avec Holacracy

Cet article est traduction de l’article « A Holacracy® Bootstrap Guide« 

Les étapes pour commencer

Ce guide est destiné à quiconque tente d’adopter la pratique de l’holacratie dans son organisation avec un soutien externe limité:

  1. Introduction
  2. Déterminez si vous avez vraiment une organisation
  3. Adoptez officiellement la constitution d’holacracy
  4. Créer un compte GlassFrog®
  5. Capturer une structure initiale
  6. Tenir les premières réunions sur la gouvernance et organiser les élections
  7. Remplir certains éléments opérationnels initiaux (listes de contrôle, métriques et projets)
  8. Commencer des réunions tactiques

introduction

Maintenant, avant d’entrer dans les détails, sachez que suivre ce guide ne garantit pas que vous suivez correctement les principes ou les pratiques de Holacracy. Nous vous recommandons vivement de faire appel à un partenaire certifié holacratie  pour vous aider à adopter cette pratique, car il est extrêmement  difficile de le faire vous-même (par exemple, essayer de fixer vos cheveux sans miroir). 

Ce guide suppose que vous avez une expérience de l’holacratie et que vous avez déjà décidé que c’est pour vous (si vous êtes toujours en train de vous renseigner, envisagez d’assister à l’une de nos prochaines formations à l’holacratie).

https://www.holacracy.org/providers

Habituellement, vous passerez beaucoup plus de temps et d’argent à comprendre vous-même, quand un partenaire certifié à holacratie pourrait vous épargner une partie de cette douleur. 
Les trois ressources générales que vous trouverez extrêmement utiles sont:

1. Déterminez si vous avez vraiment une organisation

OK, les premières choses d’abord. Holacracy est un système de gouvernance pour une organisation, pas un groupe de personnes. Une organisation est structurée et gouvernée – pas les personnes (pour  plus d’informations sur cette distinction, voir ici ). Dans Holacracy, nous définissons une organisation comme quelque chose qui existe au-delà des personnes et qui peut avoir un objectif plus large, même lorsque les individus vont et viennent.

Une organisation:

  • A une limite qui définit sa portée – un territoire qu’elle contrôle et réglemente.
  • A un échange énergétique avec le monde extérieur à travers cette frontière; il fournit quelque chose au monde, et reçoit quelque chose en retour.
  • A un objectif qu’il poursuit, travaille à cet effet et dispose de ressources à déployer.

Donc, si vous avez une entité juridique avec une propriété (physique, monétaire ou intellectuelle) et une activité qu’elle exerce dans le monde, vous avez probablement une organisation au sens de Holacracy.
Si vous déployez Holacracy pour organiser une équipe ou un département, ou tout autre groupe ou groupe de travail, déterminez clairement si et comment votre entité répond aux critères définis ci-dessus. Si vous n’avez pas une «organisation» au sens de cette définition – comme cela peut (ou peut ne pas être « le cas) pour un mouvement, une communauté ou un groupe social -, vous voudrez peut-être envisager d’autres outils, car l’Holacratie est uniquement destinée à: «organisations» gouvernantes, pas de groupes de personnes.

2. Adoptez officiellement la constitution Holacracy®

Afin d’adopter l’Holacracy en tant que nouvelle structure de pouvoir pour votre organisation, vous devez d’abord utiliser le siège du pouvoir (quel qu’il soit) pour adopter formellement l’Holacracy, cédant ainsi ce pouvoir aux «règles du jeu» d’Holacracy. documenté officiellement dans la constitution sur l’holacratie, et donc ratifier ce document en tant que structure de gouvernement est la première étape de la pratique de l’holacratie. Pour ce faire, vous pouvez imprimer le fichier PDF à partir du lien précédent ou en  acheter un exemplaire relié.

Une note à propos de la Constitution. Essayer d’adopter l’holacratie par vous-même n’est possible que parce que la Constitution existe, vous devrez donc vraiment vous lier d’amitié avec elle. En un sens, l’holacratie  est  la Constitution. Vous pouvez donc toujours vous y reporter pour obtenir des conseils sur «la réponse de Holacracy». C’est assez technique dans son langage, mais pas inaccessible. Et pour les éléments non prévus dans la Constitution, tels que la rémunération, l’embauche, le licenciement, etc., vous pouvez toujours vous reporter au  Guide du praticien en holacratie  et à la  Communauté de pratiques  pour obtenir des réponses.
Le siège du pouvoir actuel qui doit ratifier la Constitution dépendra de votre structure existante. De nombreuses options viables peuvent exister en fonction de l’étendue de votre désir de déployer Holacratie. La constition pourra être adoptée via une résolution formelle au niveau du conseil, via une politique du directeur général, ou par un responsable de département, ou même via un consensus.
Quel que soit le cas qui s’applique à votre organisation, officialisez l’adoption de la Constitution – capturez-la par écrit, par exemple, et déterminez qui fera office de lien principal entre l’individu ou le groupe qui a ratifié la Constitution et ce, au niveau le plus élevé qui pratiquera l’holacratie (le “Cercle d’ancrage”, qui, lorsque l’ensemble de l’organisation l’adopte, est souvent appelé le “Cercle général de la société”.

Voici deux exemples de documents que vous pouvez utiliser comme modèles pour en créer un qui convient à votre situation:

Remarque: la constitution sur l’holacratie peut être adoptée de manière plus formelle dans les règlements légaux (ou équivalent), mais vous devez demander un avis juridique approprié avant d’envisager une telle action (ou contacter  Encode  pour obtenir de tels conseils car ils travaillent directement sur cette question). Chez HolacracyOne, nous utilisons un accord d’exploitation LLC pour lier la constitution en tant que système d’exploitation juridique. Vous pouvez voir  cette page pour un exemple  de la façon dont nous l’avons fait.

3. Créez un compte GlassFrog®

Les registres de gouvernance de l’organisation conservent sa structure globale en détail et peuvent être utilisés pour trouver les attentes et les pouvoirs de chaque rôle. Si vous pratiquez correctement Holacratie, tout le monde y fera référence quotidiennement ou hebdomadairement. L’ensemble du système sera compromis si les enregistrements de gouvernance ne sont pas clairs et faciles d’accès pour tout le monde.

https://www.glassfrog.com/

Vous pouvez utiliser un wiki ou une solution similaire basée sur un intranet. Cependant, HolacracyOne recommande  GlassFrog®, un logiciel que notre équipe a conçu sur mesure pour rationaliser l’adoption de Holacracy, la conservation de données et les pratiques en cours. Vous pouvez obtenir un compte gratuit, alors créez-en un et passez à l’étape suivante!

4. Capturer une structure initiale

Une fois que vous avez ratifié la Constitution Holacracy et que vous avez configuré GlassFrog® pour la tenue de vos registres de gouvernance, vous êtes prêt à définir une structure initiale pour votre organisation (voir l’article 5.3.1  de la Constitution Holacracy).
Votre premier cercle, ou cercle d’ancrage, a déjà été défini dans le document de politique du titulaire de pouvoir ou de résolution du conseil à l’étape 2. Le lien principal de ce cercle d’ancrage est maintenant chargé d’amorcer le reste des cercles.
Mais avant de commencer à vous entraîner, divisez votre organisation en une structure de cercle initiale, à partir du cercle d’ancrage. Cela devrait typiquement être basé sur les départements ou les équipes existantes qui existent déjà, pas sur ceux qui, selon vous, devraient exister.

Un exemple d’une structure de cercle initiale simple.

Remarque: pour les petites organisations (<10 personnes) ou une seule équipe, même si vous avez plusieurs rôles, vous n’avez probablement qu’un seul cercle. Si vous pensez en avoir plus, considérez que chaque «cercle» de votre vision peut en réalité être un «rôle» dans un seul cercle.

Holacracy est un système vivant permettant de faire évoluer votre structure organisationnelle au fil du temps. Ainsi, cette structure initiale n’est qu’un point de départ et évoluera avec le temps avec votre pratique de l’Holacracy. Ne vous inquiétez pas pour le perfectionner dès le départ. Une fois que vous avez déterminé votre structure initiale, le lien principal du le cercle d’ancrage doit effectuer les opérations suivantes pour chaque sous-cercle situé sous le cercle d’ancrage (le cas échéant):

  • Nommer un lien principal à ce sous-cercle.
  • Déterminez un nom de départ, un objectif et des responsabilités pour le sous-cercle.
  • Demandez au lien principal du sous-cercle de définir tous les rôles initiaux existant dans ce sous-cercle et donnez-leur la définition minimale possible juste pour capturer toute clarté existant dans les documents ou systèmes antérieurs.
  • Déclenchez le lien principal de ce sous-cercle pour qu’il procède de la même manière pour tous ses propres sous-cercles, s’il en existe.

5. Tenir les premières réunions sur la gouvernance et organiser les élections

Le lien principal de chaque cercle peut planifier la réunion de gouvernance initiale de son cercle, afin de tenir des élections pour les rôles élus (vous pouvez trouver un guide détaillé des élections ici). Pour la réunion initiale, le premier lien peut nommer toute personne en tant que facilitateur et secrétaire de cette réunion; pour toutes les réunions futures, le facilitateur et le secrétaire élus dirigeront et programmeront les réunions respectivement, comme spécifié dans la Constitution. L’ensemble du processus, des activités et des résultats de cette réunion est défini à l’ article 3 de la Constitution.

Ressources pour la réunion sur la gouvernance

Étant donné que personne n’est désigné comme secrétaire, l’un des premiers points de l’ordre du jour de la réunion sur la gouvernance sera une élection de secrétaire. Ceci est essentiel car le secrétaire est responsable de la planification des futures réunions tactiques et de gouvernance. Vous voudrez donc vous assurer que les prochaines réunions seront programmées avant la fin de votre première réunion (plus de détails à ce sujet à l’étape 7).

6. Capturez quelques actions, métriques ou projets

À l’intérieur de GlassFrog, vous pouvez renseigner certains éléments opérationnels initiaux à examiner lors de vos réunions tactiques habituelles. Ils ne sont pas nécessaires pour commencer, mais il est généralement utile d’avoir quelques éléments pour aider tout le monde à comprendre le fonctionnement de ces constructions. Rappelez-vous qu’ils peuvent être modifiés, supprimés ou ajoutés à tout moment.

Checklist

Les éléments de la checklist sont des actions récurrentes effectuées par un rôle (pour en  savoir plus sur les checklists, cliquez ici). Tout membre du cercle peut demander que des éléments de la checklist soient ajoutés à la liste tant qu’ils sont déjà responsables du rôle. Enfin, chaque rôle peut répondre en disant «check», ce qui signifie que vous l’avez complété pour la période précédente ou «no check» si vous ne l’avez pas fait. Les éléments de la liste de contrôle sont définis dans la Constitution sur l’holacratie à l’article 4.2.1 . Pour commencer, il suffit de capturer 1 à 3 éléments différents, comme par exemple «Factures client envoyées», pour un rôle avec une responsabilité pour l’envoi de factures client.

Métrique

L’examen des métriques permet de faire ressortir toute donnée quantitative pertinente qui nous donne une transparence sur la santé ou le succès du cercle (pensez à des métriques comme le tableau de bord d’une voiture). Seul le rôle attribué à chaque métrique (les métriques sont attribuées par le lien principal) peut parler, les autres peuvent uniquement poser des questions de clarification sur les données. Donc, pas d’opinions, de demandes d’action ou de discussion. Encouragez les participants à apporter l’un de ceux-ci au triage. Les métriques sont définies dans Holacracy Constitution, Article 4.2.1.

Projets

Dans Holacracy, un projet est un résultat attendu. Les projets nous permettent d’avoir des tâches précises et plus concrètes avec des objectifs définis (vous pouvez en  savoir plus sur les projets ici). C’est pourquoi nous formulons un projet comme s’il était complet. Nous disons par exemple «Nouveau produit lancé» plutôt que «Nouveau produit» pour clarifier l’objectif spécifique. Étant donné que l’auto-organisation nous permet de formuler des demandes de projets les uns par rapport aux autres, nous avons besoin de plus de clarté que le libellé proposé par «Nouveau produit».

7. Programmer des réunions régulières sur le triage et la gouvernance

Le secrétaire de chaque cercle doit prévoir des réunions régulières pour le triage et la gouvernance pour le cercle à venir. Une fréquence typique est hebdomadaire pour les réunions de triage, et bihebdomadaire ou mensuelle pour les réunions de gouvernance, au moins pour commencer. Les réunions de triage servent à synchroniser l’équipe et à éliminer les contraintes pour que le travail soit effectué; le processus, les activités et les résultats de ces réunions sont définis dans la constitution, article 4.3.

Ressources pour les réunions de triage

Conclusion

Nous espérons que vous trouverez ce guide utile. Bien que Holacracy puisse considérablement améliorer la clarté et la transparence de votre organisation, de votre équipe ou de votre service, cela n’est pas facile. C’est pourquoi nous vous recommandons vivement de faire appel à un partenaire autorisé pour vous aider à adopter la pratique, ou au moins de chercher un ou deux membres de l’équipe dans une  formation de praticien en holacratie, car même si la discipline est difficile, il est encore plus difficile de le faire par vous-même.

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@2023 - Sébastien MORELE - Consultant en stratégie digitale à Nancy (54)